Aktsomhetsvurdering – Notra AS

Aktsomhetsvurderingene skal sette oss i stand til å identifisere, prioritere og håndtere negative virkninger på mennesker i våre verdikjeder, enten de oppstår direkte i vår egen virksomhet eller indirekte gjennom våre leverandører eller forretningspartnere.

Fokus for oss

Styret i Notra AS har vedtatt at selskapet skal ha en policy som skal ha fokus på menneske- og arbeidstakerrettigheter.

Aktsomhetsvurderingen er bygget rundt FNs veiledende prinsipper for næringsliv og menneskerettigheter og OECDs modell for aktsomhetsvurderinger for ansvarlig næringsliv. Å være god på aktsomhetsvurderinger betyr ikke at en virksomhet ikke har negativ påvirkning på mennesker, samfunn og miljø, men heller at virksomheten er åpen og ærlig om utfordringer og håndterer dette på best mulig måte i samråd med sine interessenter.
Denne rapporten er delt inn i kapitler basert på denne modellen.

Prosess for aktsomhetsvurdering

Risikobasert og kontinuerlig prosess

Notra’s system for aktsomhetsvurderinger baserer seg på åpenhetsloven og OECDs modell for aktsomhetsvurderinger for ansvarlig næringsliv.

Forankring

Forankring av ansvarlighet og prinsipper i retningslinjer og styringssystemer

Vi har oppdatert våre etiske retningslinjer til å samsvare med kundekrav og krav stilt i åpenhetsloven.
De etiske retningslinjene for selskapet er godkjent av styret.
Det er lagt inn krav om hvordan vi skal forholde oss til vår leverandørkjede og forretningspartnere.
Vi jobber med å utarbeidet nye prosedyrer for ansettelser og oppfølging av tredjeparter.
Vi jobber kontinuerlig med å sørge for en ansvarlig leverandørkjede i alle ledd.
Notra krever at våre leverandører skal signere våre etiske retningslinjer for leverandører.
Vi vil jobbe for at våre leverandører og underleverandører har prinsipper og prosedyrer på plass for å aktivt forebygge og håndtere brudd på grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.
Vi skal gjennomgå de generelle kontraktsvilkårene med våre leverandører, når avtalene skal oppdateres/fornyes/inngås.
Det er et omfattende og tidkrevende arbeid å få implementert nye prinsipper hos alle våre leverandører og i egen virksomhet.

Kartlegging

Kartlegge og vurdere negativ påvirkning/skade ut i fra egen virksomhet, leverandørkjede eller forretningspartnere

Vi vil bruke informasjon om våre leverandører og forretningspartnere, deres bransje, produksjonsland, samt produkter og tjenester som skal leveres og vurderer disse faktorene opp mot fastsatte indekser for land og produktrisiko som beskrevet under.
I tilfeller hvor det er en høyere iboende risiko for brudd på menneske- og arbeidsrettigheter skal vi innhente ytterliggere informasjon om leverandørens arbeid, prosedyrer og krav knyttet til menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.
Notra har etablert og vil gjennomføre risikovurderinger med hensyn til iboende risiko for brudd på grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.
Vi benytter objektive og internasjonalt anerkjente indekser for land- og produktrisiko.
Basert på dette arbeidet kategoriserer vi våre leverandører og forretningspartnere i kategorier for grønn, gul eller rød risiko, som danner grunnlaget for videre oppfølging og overvåking.
Ved gul eller rød risiko vil vi gjøre ytterligere vurderinger og iverksette eventuelle tiltak.

Forebygge

Forebygge, redusere eller stanse negativ påvirkning / skade

Notra skal aktivt forebygge, redusere eller stanse brudd på menneske- og arbeidsrettigheter.
- Eventuelle avvik i egen virksomhet vil vi rette opp selv.
Dersom det forekommer avvik hos en leverandør eller forretningspartner vil det vurderes nærmere hvilke tiltak som er egnet basert på type brudd og avhengig av Notra’s innflytelse i det enkelte tilfelle.
- Vi skal følge opp at forbedringstiltak blir gjennomført og opprettholdt.
Vi skal samarbeide med andre organisasjoner og selskaper i transport/logistikk-bransjen for å få integrert det forebyggende arbeidet i våre felles leverandørers internkontroll.

Overvåke

Overvåke gjennomføring og resultater

Vi vil overvåke tiltakene som iverksettes for å se om det gir ønsket resultat eller om det er nødvendig med ytterligere oppfølging.
Notra vil alltid prioritere arbeidet basert på en risikobasert tilnærming.
Vi vil utarbeide planer og gjennomføre stedlig tilsyn hos utvalgte leverandører for å påse at de følger våre etiske retningslinjer, dersom det viser seg nødvendig.

Kommunisere

Notra skal kommunisere og rapportere ærlig og åpent om arbeidet med aktsomhetsvurderinger på nettsidene våre og gjennom årlig bærekraftrapportering.
Dersom vi oppdager eventuelle brudd, vil vi også ha en dialog med de som berøres av dette.
Vi skal besvare spørsmål som kommer innen de fastsatte fristene i Åpenhetsloven.

Gjenoppretting

Dersom et avvik har skjedd skal vi iverksette tiltak for at de som er ansvarlige for bruddet i våre verdikjeder retter opp dette.
Er vi ikke selv ansvarlig for bruddet skal vi påvirke at dette ikke skjer igjen.
I forbindelse med åpenhetsloven skal antall faktiske eller meldte tilfeller av brudd på menneskerettigheter logges og rapporteres i henhold til egen rutine for dette.

Det kan i denne sammenheng nevnes at OECD er tydelig på at ‘’Selskaper forventes å opptre i tråd med lover og normer lokalt, samt å vurdere, forebygge og håndtere brudd på menneskerettigheter og arbeidsrettigheter, miljøskader og bestikkelser som følge av egen virksomhet, hos leverandører og andre forretningsforbindelser.’’

Videre arbeid

Det arbeides nå med å igangsette prosjekter som støtter opp under bærekraftstrategien vår og de langsiktige bærekraftmålene.
Vi vil jobbe videre med aktsomhetsvurderinger og justere rutinene våre løpende.

Har du spørsmål?

Ønsker du å få informasjon om hvordan Notra håndterer faktiske og potensielle negative konsekvenser etter åpenhetslovens § 4? Eller ønsker du å stille oss et spørsmål om våre aktsomhetsvurderinger knyttet til grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i forbindelse med produksjon av varer og levering av tjenester?

For at vi skal kunne gi deg en rask tilbakemelding på henvendelsen, trenger vi å vite hvem du er og hvordan vi kan få tak i deg!